Gesendete E-Mails erzeugen keinen Eintrag in Notizen mehr

V. Heitmann

Normalerweise erscheint bei den Kontakten ein Eintrag in Notizen/Protokolle, wenn ich eine E-Mail verschickt habe. Seit heute ist das nicht mehr der Fall. Ich muss jetzt die jeweilige gesendete E-Mail per Mausklick dem "Kontakt beifügen", damit ein Eintrag erscheint.

Ich benutze Outlook 2003 als E-Mail-Client, schreibe die E-Mails aber mit dem Act!-E-Mail-Programm. Bisher ohne Probleme.

Mir fällt aber gerade ein, dass ich gestern das Hilfsprogramm "Act" Data Diagnostik Tool" verwendet habe, da sich Act! mehrfach "aufgehängt" hatte. Mit dem Tool habe ich die Funktionen "Scan and Repair Database" genutzt und "Remove Index Files". Letzteres hatte ich schon öfters gemacht, ohne das es Nachteile gab.

Kann es sein, dass eine Einstellung dadurch geändert wurde?
Was kann ansonsten die Ursache dafür sein, dass die Einträge in Notizen/Protokolle nicht mehr erfolgen?

Beim Ausdrucken von Word-Dateien werden übrigens weiterhin die Einträge automatisch gemacht.

Über eine "Erleuchtung" würde ich mich sehr freuen!

Danke - und Grüße,

V. Heitmann

Ingrid Weigoldt

Hallo V. Heitmann,

überprüfen Sie doch mal als erstes die Einstellungen für EMail, hier die Entwurfsoptiionen. In der dritten Zeile von oben gibt es die Entscheidungsmöglichkeit für Protokolloptionen. Hier sollte drin stehen: Anlage an Kontakt(e).

V. Heitmann

N'abend Frau Weigoldt,

bei mir steht unter "Protokolloptionen": "Betreff & Nachricht".
Das stand da auch vorher schon immer. "Anlage an Kontakte" hatte ich bisher nicht, da ich keine E-Mail-Anlagen zusätzlich in der Datenbank (bzw. im Attached-Ordner) speichern wollte. Ich möchte eben nur die Betreffzeile und den Text der gesendeten E-Mail in der Kontakt-History protokolliert haben. Wie gesagt, bisher hat das immer wunderbar funktioniert.

V. Heitmann

Problem scheint sich vorerst in Luft aufgelöst zu haben:
Nach einem Neustart von Act! und Act!-E-Mail funktioniert (im Moment) wieder alles wie früher. Offenbar ein "Wackelkontakt" im Programm...

Ingrid Weigoldt

Hallo V.Heitmann,

in den Einstelungen für EMail, Entwurfsoptionen, Protokolloptionen steht die Auswahl von "Anlagen an Kontakt(e)" dafür, daß mit jeder ausgehenden EMail von ACT automatisch die EMail im .IMA-Format im Ordner für angehängte Mails gespeichert und mit dem Kontakt verknüpft wird (dort Öffnen per Doppelklick).
Ob in dieser EMail enthaltene Attachements mit gespeichert werden sollen, entscheiden Sie jeweils selbst über die Einstellung "Nachrichten zu Kontakt beifügen" in den E-Mail-Einstellungen selbst. Dort haben Sie die Alternativen"Datei immer speichern", "Datei nie speichern", "Abfrage...".

Die Option "Betreff + Nachricht" erzeugt einen Riesenprotokolleintrag mit dem vollen Text der EMail, allerdings garantiert ohne in der eMail enthaltene Attachements.

V. Heitmann

Guten Morgen Frau Weigoldt,

herzlichen Dank für die Informationen! Wenn ich Sie richtig verstanden habe, bewirkt die Option "Anlagen an Kontakt(e)" also das gleiche wie der manuelle Klick auf "Kontakt beifügen" im E-Mail-Programm - nur eben automatisch?

Das "Anlagen" hat mich dann bisher auf die falsche Fährte geschickt...
Aber man lernt ja nie aus!

Was ist denn aus Ihrer Sicht auf Dauer die sinnvollste Einstellung hinsichtlich Stabilität, Gesamt-Speicherplatzbedarf etc.?

Ingrid Weigoldt

Hallo V. Heitmann,

pro Anlage an Kontakt(e):
Sie werden auch nach Jahren immer in der Lage sein, die EMail im Original HTML-Format mit allen dort möglicherweise enthaltenen Attachements zu öffnen. In Notizen/Protokolle nimmt der Eintrag genau eine Zeile in Anspruch.
contra Anlage an Kontakt(e):
Sie können in ACT nicht in den Texten der EMails suchen (auch nicht über Schlüsselwortsuche).
Abhilfe - evtl. die Betreffs anpassen, wenn wieder mal eine AW AW FW auf Ihre ursprüngliche EMail zurückkommt.
Im eingestellten Ablageort für Angehängte Mails wird im Laufe der Zeit eine Menge an Dateien entstehen, die natürlich auch (besonders wegen eingeschlossener Attachements) viel Speicherplatz verbrauchen können.

pro Betreff + Nachricht:
Der komplette Text entsteht in Notizen/Protokolle, also könnte man auch per Schlüsselwortsuche dort drin suchen lassen in ACT.
Es wird nur der reine Text im txt-format abgebildet, keine Attachements usw. brauchen Speicherplatz.
contra Betreff+Nachricht:
Lange EMails führen dazu, daß Sie in Notizen/Protokollen u.U. plötzlich an einem Tag nur noch EMails sehen, die anderen Protokolle kommen Seiten später.
In Berichten über Notizen/Protokolle führt so etwas gerne zum Chaos.
Sie haben keine Möglichkeit, in einer EMail enthaltene Anlagen bei der EMail selbst zu speichern. Und Ihre BLB-Datei (wo die Langtexte für die Notizen/Protokolle ja abgespeichert werden) wird eine immenso Größe annehmen. Und weil die BLB-Datei eher eine Mimose ist und schon mal bröselt... dann wären Ihre EMail-Texte weg.

Empfehlung:
Ich arbeite seit Jahren mit Anlage an Kontakt(e) und bin damit sehr zufrieden. Allerdings lege ich jedes Jahr ein neues Verzeichnis für die angehängten EMails an (und ändere dann die Einstellungen entsprechend). Auf diese Weise habe ich auch die Anzahl der Einträge im Verzeichnis im Griff.