Doppelte Datensätze suchen

[Ludger_Neumann]

Hallo, ich schon wieder ,

ich weiss, ich frage hier Löcher ins Forum, aber vielleicht bin ich ja irgendwann dann so weit, auch mal antworten zu können.

Heute gehts um doppelte Datensätze: Bei der Eingabe prüft Act! netter Weise ab, ob der Datensatz schon existiert. Ich gehe mal davon aus, die Prüfung läuft (nur) über das Feld "Firma". Nun hab ich aber die dumme Angewohnheit, Firmen dann und wann unterschiedlich zu erheben. Dann heisst das Unternehmen bei der ersten Erhebung "Tischlerei Müller" bei der zweiten z.B. "Firma Müller", weil ich gerade nicht weiss, dass es sich um eine Tischlerei handelt. Daher meine Frage:

Kann ich auch über ein anderes Feld prüfen, ob doppelte Datensätze existieren. Nett wäre z.b. eine Routine, die prüft, ob Adressen, Email-Adressen oder Telefonnummern (jeweils einzeln!) doppelt vergeben sind. Hmm, wird deutlich was ich möchte?

Ansonsten bin ich auch über nette "Hä, versteh ich nicht" immer wieder erfreut.

Gruß
Ludger

[grassi]

(F1: die Zaubertaste...)

So suchen Sie nach doppelten Datensätzen

1 Öffnen Sie das Kontakt- oder Gruppenfenster, je nachdem, welche Datensatztypen Sie auf doppelt vorhandene Datensätze überprüfen möchten.

2 Klicken Sie im Menü Extras auf Doppelte suchen.

Es wird eine Suche doppelter Datensätze erstellt. Sie können nun wählen, ob die Datensätze gelöscht werden sollen, können Informationen zwischen Datensätzen kopieren usw. Sie können doppelt vorhandene Datensätze nicht automatisch zu einem einzigen Datensatz zusammenführen. Sie können jedoch Daten durch Kopieren und Einfügen in die Felder eines anderen Datensatzes übertragen.

Achtung: Doppelte Datensätze, die gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

[Ludger_Neumann]

Hallo Grassi,

besten Dank erst mal für deine Mühe. Ich hatte sowas befürchtet Die "normale" Suche nach doppelten kenn ich, aber die sucht halt soweit ich erkenne nur über die "Firma". Ich möchte gerna mal über z.b. "Adresse1" suchen, um auch die "doppelten" zu finden, die nicht die gleichen Firmennamen haben.

1. Datensatz: Firma "Tischlerei Müller", Herr Müller, Finkenweg 2, Tel.: 123456
2. Datensatz: Firma "Schreinerei Müller", Herr Müller, Finkenweg 2, Tel.: 123456

Offensichtlich doppelt, aber wird meines wissens über die normale Doppelsuche nicht gefunden.

Gruß
Ludger

[R.Hilger]

Hallo ludger_neumann,

die Lösung für dein problme verbirgt sich im Menue "Bearbeiten" - "Felder Definieren" - "weitere", hier können die zu überprüfenden Kritereien festgelegt werden, zb. Adresse 1 (Strasse) und PLZ, es werden dann alle Adressen einer Straße angezeigt!

mfg
R.Hilger

[Ludger_Neumann]

Hallo R. Hilger,

eine Tüte Dank, die Antwort hat genau getroffen. Das ist viel wert für mich, damit kann ich meine etwas schlampige Dateneingabe ein bischen auffangen.

Gruß aus Wuppertal
Ludger Neumann

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Ludger,

klar, daß so was wie "Tischlerei Müller" passieren könnte, aber z.B. "Firma Müller" könnte mir nie passieren, da ich mir selbst Regeln verpaßt habe, wie ich das Feld fülle:

Zuerst ein prägnanter Namensbestandteil oder der Begriff, bei dem es '"bei mir funkt", wenn ich an diese Firma denken sollte. (Beispiel: Dresdner Bank ist bei mir immer Dreba), dann der Nachname des Kontaktes, und - falls es diesen Nachnamen in dieser Firma nochmal geben sollte noch den Vornamen hintendran usw.

Kann ich leicht so machen, da ich "Firma" als reinen Suchbegriff benutze und nie in Dokumentschablonen einbinde. Der komplette Firmenname für die Briefanschrift steht bei mir in Adresse1.

Im übrigen ist bei mir für "Firma" eine Dropdown-Liste hinterlegt. Gebe ich also "Dreba" ein, wird mir sofort der erste bereits gespeicherte Kontakt in dieser Firma als Vorschlag angezeigt.
Diese Dropdown-Liste muß man allerdings regelmäßig aufräumen, denn gelöschte Kontakte oder geänderte Einträge in Firma bleiben drin hängen.

Schönes Wochenende und weiterhin viel Spaß mit ACT wünscht
Ingrid Weigoldt

[R.Hilger]

Hallo ludger_neumann,

hier noch ein tip (hatte ich mal von Hr. von Papen bekommen, Danke):
ich hatte das selbe Problem, Kunden wurden ebenso angelegt wie von ihnen beschrieben, dazu noch die doppelanlagen bei Greilmeier, Kreilmeier, Greilmaier etc.
Dies habe ich wie folgt gelöst:
- verwenden des Tipps von hr. von Papen, einen Prägnanten Firmennamen voran, in ihrem Beispiel "Müller", dann mit einem ";" getrennt den vorangestellten Namensteil, damit sucht jeder zuerst nach Müller, egal welche Bezeichnung (dann auch im Serienbrieflayout) voranstehen soll (z.B. "Müller; Schreinerei", im ausdruck dann "Schreinerei Müller")
- zweitens einstellen des duppletenchecks auf Strasse, PLZ, Ort:
damit wird automatisch nachgefragt, wenn in dieser Straße bereits ein Kontakt existiert (Funktioniert somit auch, wenn einer "Schreinerei Müller" anlegen will und "Firma Müller" schon angelegt ist!

ich hoffe, dies hilft auch noch etwas (mir hat vor allem der Tip mit dem ";" sehr geholfen)

mfg
R.Hilger

[Ludger_Neumann]

Tach auch!

Also bei mir ist im Moment die angepasste Doppeltensuche das Maß der Dinge, das klappt wirklich supi! Und ich bin bei der Dateneingabe von Natur aus (viel zu) faul, so dass ich nicht extra noch was voranstellen möchte. Wir haben das mit dem signifikanten Kürzel auch mal eingeführt, allerdings in einem anderen System, damals in grauer Vorzeit noch auf einem Siemens BS2000 System (na, wem sagt das noch was???). Hat da auch ganz gut geklappt.

Aber nun mal zurück zur Sache. Was mit nicht ganz klar ist: Wenn ich jetzt in Firma schreiben: "Müller, Schreinerei", wie bekomme ich dann im Serienbrief wieder Schreinerei Müller? Ansonsten ginge das Verfahren nämlich, da es im Unternehmen (auch für andere Programme, wie die Buchhaltung) eh die Konvention gibt, Kürzel = Name (falls in der Firmenbereichnung drin) voranstellen.

So, damit viel Spass beim weiteracten.

Ludger

P.S. Das Problem mit Kreitelmeier, Lreitelmeier, Jreitelmeier, Kreitelmayer .... kenne ich nur zuuuuuu gut, ich fühle mit!!

[R.Hilger]

hallo Ludger_neumann,

Wichtig bei anlage von Müller; Schreinerei ist, daß die Trennung mit
";" (Semikolon) erfolgt, dann wird es auch im Ausdruck wieder umgestellt, und der hintenangestellte erste Namensteil als erstes Gedruckt,
so wird aus "Müller; Schreinerei" wieder "Schreinerei Müller" und aus
"Mauerberger GmbH; Schreinerei F.X." wieder "Schreinerei F.X. Mauerberger GmbH"

also Aufgepasst, das Semikolon ist wichtig

mfg
R.Hilger

[globii]

Hallo,

wie läuft denn die Suche nach vorhandenen Datensätzen beim Import einer Adressliste aus einer Textdatei ab?

Hierbei scheinen nur teilweise die 3 Felder, die man angeben kann von Belang zu sein!
Desweiteren werden bei mir ungefragt Datensätze gemischt obwohl nicht alle 3 von mir angegebenen Felder übereinstimmen. Hierbei werden Felder einfach überschrieben, was dann doch extrem ärgerlich ist!

Weiß jemand Rat, bzw. wie denn genau der Abgleich beim Import funktioniert?

Danke

Robert

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Robert,

Wenn ich einen Import vorhabe,

... ergänze ich zunächst in der zu importierenden Datei jeden Datensatz um ein Kriterium "Import", ob am Anfang eines jeden Datensatzes oder am Ende, spiel dabei keine Rolle, was mir einfacher erscheint. Natürlich vergesse ich nicht, an der entsprechenden Stelle auch die Feldüberschriften zu ergänzen.

...leere ich in meiner Datenbank das dort vorhandene Feld "Import" (weil es vielleicht schon mal benutzt und gefüllt war.

...schalte ich "nach Doppelten suchen" vor dem Import aus

...importiere ich alle Datensätze und achte dabei darauf, daß Import auch nach Import zugewiesen wird.

...schalte dann nach Doppelten suchen wieder ein

...mache dann in ACT! eine Suche nach doppelten Datensätzen und entscheide, was ich vom Import behalten will

...weise dann die importierten und überprüften Datensätze über das Kriterium "Import" möglicherweise einer Gruppe zu

...leere ich sicherheitshalber das Feld "Import" in meiner Datenbank, um auf den nächsten vorbereitet zu sein

Das klingt nach Arbeit, funktioniert aber und ist sicherer.


Ingrid Weigoldt

[globii]

Hallo Ingrid,

erstmal vielen Dank für deine schnelle Hilfe!

Ein Importfeld hatte ich mir schon angelegt, um die Gruppeneinteilung vorzunehmen.
Auf die Idee, die "Suche nach Doppelten" einfach auszuschalten bin ich natürlich nicht gekommen

Ich werd das jetzt gleich mal testen.

Was mich noch interessieren würde, ist, wie Datensätze beim Import abgeglichen werden. Welche Felder werden verwendet? Was bewirken die 3 Felder, die man für die Suche nach Doppelten angeben kann, beim Import aus einer Textdatei?

Grüße
Robert

[Ingrid Weigoldt]

Also: es sollten die drei Felder verwendet werden, die bei "Doppelte suchen" angegeben sind.
Was passiert, wenn die Feldliste in der Textdatei nicht genau die gleichen Feldnamen hat und die Zuweisung deshalb manuell geändert werden muß, habe ich nie ausgetestet, da ich das - wie gesagt - schon immer anders mache.

Wenn ich mal furchtbar viel Zeit übrig habe, werde ich das ausprobieren und berichten.

Bis dann
Ingrid Weigoldt

[Ludger_Neumann]

Hallo Ingrid,

passiert dir sowas?

Gruß
Ludger
(der auf Karfreitag um 6 aus dem Bett gefallen ist und deshalb gerade furchtbar viel Zeit über hat für dumme Kommentare)

[Ingrid Weigoldt]

High Ludger,

ist mir auch schon passiert, aber nicht heute!!
Ich leiste mir tatsächlich mal ein bißchen Auszeit und gucke nur mal neugierig durch's Forum.

Ab nächste Woche ist wieder Power pur angesagt, damit ich Ende des Monats für zwei Wochen in Urlaub verschwinden kann.

Gute Zeit und frohe Ostern!
Ingrid Weigoldt