Export von Kontakt und Gruppe

[sven_55124]

Erst mal ein Frohes neues Jahr, allen Act Usern !

Hier mein Problem:
Ich habe eine neue DB aufgesetzt und möchte nun einige Kontakte aus dem Vorjahr dorhin exportieren. Allerdings kann ich wenn ich "suche" exportieren möchte, lediglich die Kontakte OHNE die Gruppen exportiere, Die Kontakte MIT Gruppe funktioniert nur wenn ich alle Datensätze exportiere, das will ich aber nicht. Wer weiss Rat, funtionieren muss es ,d a ja die Option "Kontakt mit Gruppenname exportieren" exisitiert.

[Gast]

Hm... als Workaorund: In die leere Datenbank zuerst die Gruppen aus der alten DB exportieren/importieren. Dann als zweiten Schritt die Suche der Kontakte ex/importieren. Sollten sich dann wieder in die Gruppenstruktur einordnen, wenn ich mich nicht täusche.

Nächste Woche werd ich´s genauer wissen, da setz ich unsere DB neu auf und importiere nur eine Teilmenge der Kontakte aus der alten DB.... dann hab ich also das gleiche Szenario.

Gruß Walter

[Ingrid Weigoldt]

Hallo sven, hallo walter-Gast,

und wieso soll man nicht eine Gruppe mitsamt ihren Kontakten auf einmal exportieren können?

In der "sendenden" Datenbank eine Gruppensuche bilden.
Datei, Datenaustausch, exportieren, DBF, Zieldatenbank.
Kontakt/u. Gruppendatensätze (evtl. Optionen ansehen und ändern)
Aktuelle Suche
Mapping überprüfen
Fertig

[Michael Brietzke]

Hallo Frau Weigoldt,

wenn Sie Kontakt-und Gruppendatensätze auswählen werden immer alle Datensätze übertragen, das war auch schon bei ACT!2000 so.

[Ingrid Weigoldt]

Aber nicht doch...

es wurden unter 6.0.3.994 zwar alle Gruppen übertragen, jedoch nur die vorher selektierten Kontakte!
Die nicht benötigten Gruppen kann man dann doch schnell löschen, oder?

[Michael Brietzke]

verstehen wir uns falsch ?

bei dieser Option:


erhalte ich keinen Suchfilter:


oder ?

[Michael Brietzke]

Hallo alle zusammen,

hier die Lösung:

Einfach ausnahmsweise eine Datenbank zu Datenbank Synchronisation vornehmen.
Zuerst eine leere DB mit deinem Pers. Datensatz erstellen, dann den SYNC Assi für DB zu DB Sync durchlaufen und bei der Frage nach welchen Daten nur die gewünschte Gruppe auswählen.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Herr Brietzke,

also: ich habe zunächst in Ansicht Gruppen eine Gruppe angeklickt, dann über diese Gruppe eine Suche erstellt, dann Datenaustausch usw. und dann hatte ich die Auswahlmöglichkeit "Aktuelle Suche".

Dauert ganz nett lange (eigentlich länger, als er für 95 Kontakte brauchen dürfte).
Alle Gruppen da, darin Verknüpfungen zu importierten Kontakten (sofern die mehreren Gruppen zugeordnet waren), aber tatsächlich nur die in der Suche befindlichen 95 Datensätze.
Da ich in eine leere Datenbank übertragen hatte, kann ich das beschwören.

Irgendwie logisch, daß alle Gruppen mitübertragen werden müssen, denn ein Kontakt kann ja nun mal mehreren Gruppen zugeordnet sein.

But you will see, it works!

[Michael Brietzke]

Hallo Frau Weigoldt,

die Option die Sie wahrscheinlich meinen:

1. In Outlook Leiste die entsprechende Gruppe anklicken.
2. Zurück auf Kontakte.
3. Auf keine Gruppe Button die in 1. gewählte Gruppe auswählen.
4. Exportassi durchlaufen.

- jetzt wird tatsächlich aber nur unter dieser Vorgehensweise und natürlich undokumentiert die Option aktuelle Suche nicht mehr ausgegraut
angezeigt.
Jedoch wird dann beim Export der Gruppenname nicht mit übertragen (bei mir jedenfalls) und wenn Sie den Vorgang für z.B. eine weitere Gruppe wiederholen gibts eine Fehlermeldung.
Deswegen sollte man diesen Fehler im Exportassi von ACT! (die Programmierer haben sich sicher was dabei gedacht) nicht ausnutzen.

Warum denn nicht die oben von mir elegante Methode (kurz und schmerzlos) verwenden.

Noch Änni Kwästschens ??

[Michael Brietzke]

ich vergaß noch hinzuzufügen wenn man die Option Gruppendatensätze hinzufügen wählt, daß man dann alle Gruppen in der Zieldatenbank hat was ja sicher nicht gewollt war.
Bei einer großen Anzahl Gruppen (so um die 150) macht dann das Löschen der leeren Gruppen auch richtig Spaß oder haben Sie auch einen Tipp wie man alle Gruppen auf einmal löscht ?

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Herr Brietzke,

eine Outlook-Leiste kenne ich nicht, da ich Outlook boykottiere.
Ich meine wirklich in ACT! Ansicht, Gruppen (auch zu erreichen über F10).
Ansonsten bin ich gnadenlos in der Benutzung nicht ausgegrayter (was für ein Wort) Schaltflächen.
Bei den von mir testweise exportierten 95 Datensätzen erscheint in der Kontaktansicht Register Gruppen schön die Zuordnung, so wie von mir in der Originaldatenbank gesetzt.

Und - ich schäme mich ja wirklich - beim Export der zweiten Gruppe auf diese Art keine Fehlermeldung, nur ein nachvollziehbares und richtiges Resultat (die zweite Gruppe waren nur 4 Kontakte, wovon 3 neu angelegt wurden, weil bisher noch nicht vorhanden).

Und was nun? Was mache ich falsch, daß es bei mir richtig läuft?
Und natürlich habe ich keine Lösung, mal eben schnell 150 Gruppen zu löschen. Das war auch nicht die Frage, oder?

[Michael Brietzke]

jetzt kommt jedesmal beim exportieren diese Meldung:

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