Act 2000; Seminarverwaltung; Serienbriefe. Felder aus Gruppe

[thielmann]

Ich nutze Act (2000) als Kontaktmanager im Vertrieb eines Bildungsträgers. Bislang läuft die Verwaltung der Seminare noch in einer anderen Software. Um eine einheitliche Datenbasis zu erreichen, würde ich gerne einige der "ausgelagerten" Funktionen mit Act! abbilden.

Wichtig ist dafür die Verknüpfung von Kontaktdaten und Seminaren. Ich habe probeweise Gruppen für einzelne Seminare angelegt. Somit ist es möglich sowohl zu erkennen welche Seminare ein Kontakt bereits besucht hat, als auch festzustellen welche Teilnehmer in einem Seminar waren. Selbst zusätzliche Felder (Preis, Startdatum, etc.), lassen sich in der jeweiligen Gruppe hinterlegen.

Leider kann ich genau diese Daten nicht wieder in einem Serienbrief verarbeiten, Act! selbst bietet mir diese nicht an. Für Teilnahmebestätigungen und ähnliches sind diese Felder jedoch notwendig.

Hat jemand eine Idee, wie man die Problemstellung in Act! (2000) lösen kann? Ich würde nur ungern zusätzliche Module/Helferlein nutzen müssen. Falls jemand eine bessere Idee wie die Nutzung der "Gruppen" für diesen Zweck hat, bin ich dafür natürlich auch dankbar

Viele Grüße,
Markus

[Michael Brietzke]

Hallo Markus,

ich habe soetwas mal für einen Kunden mit einer überschaubaren Anzahl an Seminaren (10 Seminartypen) wie folgt gelöst:
- Jedes Seminar als Kontakt anlegen mit individuellen Feldern.
- Jedes Seminar auch als Benutzer anlegen.
Jetzt kann man auf alle Felder im Serienbrief zugreifen und auch den Kalender bezogen auf bestimmte Seminare filtern.
Die Gruppen kann man trotzdem wie gehabt beibehalten.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Markus,

Sie werden nicht umhin kommen, die benötigten Informationen für die Teilnahmebestätigungen in zusätzlichen ACT!Feldern (auf einem anderen Register?) unterzubringen.
Vor dem Drucken der Teilnahmebestätigungen/Seminarbestätigungen sollten Sie die betroffenen Kontakte suchen, die "Seminar"-Felder per Ersetzen mit den für diese Teilnahmebestätigung erforderlichen Daten füllen und dann mit der vorbereiteten Dokumentschablone Ihre Bestätigung erstellen.
Zusätzlich zu den Informationen in Ihren Gruppen hätten Sie nun beim Kontakt gleich den Überblick, welche Bestätigung Sie zuletzt an ihn geschickt hatten (falls Sie die Daten in diesen Arbeitsfeldern nicht gelöscht haben). Bei der nächsten Teilnahmebestätigung würden Sie evtl. enthaltene Werte durch die Ersetzen-Funktion ja mit den dann aktuellen Werten überschreiben.