PLZ-Eintrag in Massen korrigieren - wie?

[UweCuss]

Hallo ich soll eine "langgelebte" ACT-Datenbank ein wenig
auf Vordermann bringen und zugleich für neue Aussendienstmitarbeiter kleine DBs erstellen, diese werden nach PLZ-Gebiet aufgeteilt.

Problem, wir haben durch verschiedene lange zurückliegende Importe, PLZ-Einträge die einmal so und dann wieder anders aussehen.
Beispiel: D-34789 und dann mal 34789-D und einfach nur 34789.
Das soll in Zukunft einheitlich werden. Also alle sollen einfach nur die PLZ anzeigen, mit Ausnahme von PLZs die aus Österreich/Schweiz stammen.
Die sollen dann z.B. so aussehen: A-1011

Gibt es da irgendwie eine Möglichkeit das zu automatisieren?
Die gesamte Datenbank umfasst mal eben fast 16000 Kontakte, also einfach mal ein paar anfassen ist nicht.

2.Problem - Export von Suche in neue kleine DBs
Wahrscheinlich wohl per Exportfunktion, aber so ganz werde ich da nicht schlau drauf. Denn eine Suche mit ca. 3000 Kontakten als Ergebnis kann ich nicht ohne weiteres in eine niegelnagelneue DB exportieren.
ich bekomme immer alle dort reinklabüstert.

Dazu kommt ich bin absoluter ACT!-Newbie bzw. und irgendwie erschlägt mich das dann gerade doch ein wenig, da die restlichen Tagesaufgaben auch noch erledigt werden wollen.

Ich hoffe jetzt einfach mal ganz feste das es irgendwie eine leicht nachzuvollziehende Möglichkeit gibt.

Grüß
Uwe

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Uwe,

den ersten Teil des Problems würde ich mit Hilfe von ACTReplace von Melville-Schellmann angehen, mit dem Sie Teile in einem Feld ersetzen (oder auch verschwinden lassen) können.
Sie würden z.B. per Abfragebeispiel suchen nach allen Kontakten, wo im Feld "PLZ" so etwas wie *D* steht und dann die finden, mit D-99999 z.B. aber auch 99999-D aber auch einen Engländer mit einem D in der Postleitzahl (was dort ja tatsächlich richtig sein könnte und solche müßten Sie dann wieder aus der Suche entfernen).

Über die dann fertige Suche dann mit ACTReplace erst einmal "D-" durch nichts ersetzen lassen und in einem zweiten Lauf so etwas wie "-D".

Und um Fehlern den Schrecken zu nehmen, vorher (und sogar mal zwischendurch) unbedingt die Datenbank sichern!

Allerdings würde ich das A für Österreich bzw. das CH für die Schweiz nicht im Postleitzahlenfeld stehen lassen, denn nach den neuesten Postvorschriften gehört die Information über das Empfängerland nun wieder ausgeschrieben in das Feld "Land".

Beim zweiten Teil ist es ganz wichtig, zunächst die zu exportierenden Datensätze in eine Suche zu bringen und dann beim Datenaustausch (.dbf) nach Entscheidung (nur Gruppendatensätze oder nur Kontaktdatensätze oder Kontakt- und Gruppendatensätze) unbedingt auszuwählen "Aktuelle Suche".

[UweCuss]

Hallo Ingrid,

erst einmal vielen Dank für eine prompte Antwort.
Wow... hätte nicht so schnell damit gerechnet

Verstehe ich das richtig, das es mit Bordmitteln so nicht ganz
zu schaffen ist? Ich meine ich muß ja nicht "rot,grün,blau" durch "rot,blau" ersetzen. Theoretisch müßte ich doch mit einer Suche:
"D-*" -> ersetze mit "34789" hinkommen, oder liege ich da jetzt voll daneben?

Zu Problem 2.
Ich weiß nicht ob ich jetzt alles richtig gemacht habe, aber eine Suche habe ich einmal wie oben beschrieben exportiert und es fehlen jetzt in der neuen kleinen DB, mit ca. 3000Kontakten, die Felder für Anrede: Sehr geehrter Herr/Frau. Sonst scheint alles da zu sein.

Einen guten Morgen wünscht
Uwe

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Uwe,

ja klar, wenn die 16.000 Datensätze alle aus 34789 sind, dann wäre das so möglich. Ich vermute aber, daß es da viele andere Postleitzahlen gibt die jetzt noch mit D- anfangen, und die PLZ an sich soll doch erhalten bleiben? Dann hilft eben doch am besten und am schnellsten die Variante mit ACT!Replace (auch wenn das Tool was kostet).

Beim Export von Datensätzen von einer in die andere Datenbank ist es wichtig - wenn die Felddefinitionen nicht absolut übereinstimmen - das Mapping (Kontaktzuordnung) zu kontrollieren und evtl. Feldinhalte anders zuzuweisen. Diese Eingabemaske kommt mit "weiter" nach der Frage "Welche Kontakt- oder Gruppendatensätze möchten Sie exportieren", dort wo "Aktuelle Suche" ausgewählt wird.
Schätze mal, da gibt es Deinem Exportversuch leere Feldzuordnungen...

Sofern ein Export mehrfach gemacht werden soll ist es empfehlenswert, ein solches Mapping zu speichern, damit man es später einfach dazuladen zu können.

Noch mal probieren?

[UweCuss]

Hallo Ingrid,

ich bin noch nicht viel weiter gekommen, meist kommt ja doch
irgendetwas im Laufe des Tages dazwischen.
Erst einmal aber vielen Dank für Deine Antwort.
Ich werde Morgen wohl noch einmal hier Erfolg oder nicht Erfolg melden.
Beste Grüße
Uwe