doppelte

[roland]

hallo,

ich habe mehre einträge von den selben personen, die sich nur um winige details unterscheiden (bsp. bei einem eintrag ist ein "+" vor der telefonnummer, beim anderen nicht).
so habe ich für eine person in einem unternehmen gleich mehrere einträge. wie kann man die einfach löschen?

und noch ein problem: wenn ich in einem unternehmen zwei ansprechpartner habe, muss ich dann zwei datensätze anlegen, oder kann ich bei einem datensatz einen alternativen kontakt angeben.

danke schön,
und ich hoffe, dass auch ich mit der zeit fragen beantworten werden kann.

[Benno Ewermann]

Hallo Roland,

am besten erstmal über extras --- doppelte suchen gehen und die Dubletten danach ggf. manuell löschen.

Wenn Sie sich 100% sicher bei den Dubletten sind können Sie die doppelten Datensätze auch über Synchronisation mit einer Datenbankkopie automatisch zusammenfassen lassen.

Bei mehreren Ansprechpartnern legen Sie am besten über Kontakt kopieren einen neuen Datensatz an, nur so ist gewährleistet das Sie den Kontakt auch über die normale Suche finden und das er bei Serienbriefen berücksichtigt wird.
Um alle Ansprechpartner für eine Firma oder Projektgruppe in einer Übersicht angezeigt zu bekommen brauchen Sie eine Zusatzsoftware
(ACT! add on) wie Schnellsuche oder Company View.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Roland,

1. in ACT! ist standardmäßig für die Suche nach Doppelten eingestellt: Suche nach Firma, dann nach Kontakt, dann nach Telefon.
Schon bei einem * in der einen Telefonnummer und keinem in der Telefonnummer des anderen Kontaktes würden diese beiden als "einzeln" erkannt.
Um also auch den *-Eintrag bei Ihnen zu finden, müßten Sie die Einstellungen für die Dubletten-Suche (Bearbeiten, Felder definieren, Register Weitere) ändern und nur suchen nach Firma und Kontakt.

2. Jeder Mensch = 1 Kontakt.
Und um alle Kontakte innerhalb eines Unternehmens schnell zu finden, habe ich mein Feld "Firma" umfunktioniert: Es wird nie in Dokumentschablonen verwendet sondern enthält - wenn man so will - nur eindeutige Suchbegriffe (dazu sagt man auch Matchcode), und es muß immer ausgefüllt sein!
Meine Suche nach Doppelten ist nur auf Firma eingestellt, und das funktioniert so:

Beispiel:
Firma Schreinermann in Musterhausen, Kontakte Eva Mustermann und Otto Mustermann
Firma Schreinermann in xxx, Kontakt Egon Müller

1. Kontakt Firma = Schreinermann Mu - Mustermann, Otto
2. Kontakt Firma = Schreinermann Mu - Mustermann, Eva
3. Kontakt Firma = Schreinermann xxx - Müller, Egon

Klar, dabei müssen Sie mehr Daten eingeben, aber Sie haben die Firmenzugehörigkeit auf einen Blick, Ihre Kontaktlisten sind aussagekräftig sortiert (wenn Sortierung Firma). Wenn Sie sich an Ihre eigenen Regeln halten, werden Sie von ACT! bei der Neuerfassung eines doppelten Kontaktes gewarnt und leere Kontaktdatensätze können auch nicht mehr vorkommen (weil Firma ja immer ausgefüllt sein muß).

[Benno Ewermann]

Hallo Roland,

noch eleganter ist es (allerdings erst wenn ihre Datenbank von Dubletten bereinigt wurde) alle Adressen durchzunummerieren.

Dazu bietet sich das MS Tool autonum oder ein ähnliches Programm an.

In ACT! erstellen Sie ein Feld Kundennummer und lassen das durch das Nummerierungstool befüllen.
Das Feld richten Sie als Pflichfeld ein, d.h. es muß immer ausgefüllt werden. Außerdem sollte das Feld kein primäres Feld sein.

Als 1. Dublettenkriterium verwenden Sie jetzt nur noch die Kundennummer.

Bei der Anlage von neuen Ansprechpartnern brauchen Sie jetzt nur noch über Kontakt kopieren gehen und die Kundennummer neu vergeben.

Vorteil dieser Lösung:
- Das Feld Firma bleibt unangetastet (vorteilhaft bei Importen etc.)
- Das Feld Firma ist jezt eindeutig und kann als Schlüssel für z.B. Company View verwendet werden.
- Keine komplizierten Eingaben für das Feld Firma erforderlich.

Für nähere Hilfestellung können Sie mich auch gerne kontaktieren.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Roland, hallo Benno,

mit autonum (oder einem ähnlichen Programm) durchnummerierte Kontaktdatensätze machen Sinn in einer dublettenbereinigten Datenbank, wenn diese synchronisiert werden soll. Dann würde ich das Feld aber nicht als Kundennummer verstehen sondern als Kontaktnummer. Zur Vermeidung von zukünftigen Dubletten in einer Datenbank ist es denkbar ungeeignet.

Eine Kundennummer kann sich meiner Meinung nach nur auf alle Kontakte eines Kunden/Firma beziehen, kommt also u.U. in einer Datenbank mehrfach vor.

- Das Feld Firma ist jezt eindeutig und kann als Schlüssel für z.B. Company View verwendet werden.

Eindeutig = unique ist in einer ACT!Datenbank nur die UniqueID eines Kontaktdatensatzes (nicht anzeigbar). Selbst über die von ACT! bei neuen Kontakten ausgegebene Warnung "Der Datensatz den Sie zu erstellen versuchen, ist eine Kopie. Möchten Sie fortfahren?" kann sich der Anwender ja einfach hinwegsetzen. Diese Warnung kommt übrigens nur, wenn über Bearbeiten, Felder definieren, Weitere auch "nach Doppelten suchen" angehakt ist.

Eindeutig ist der Inhalt von Feld "Fima" nur in der von mir vorgeschlagenen Lösung (und könnte zur Vermeidung von Dubletten benutzt werden). Wie oben beschrieben hätte es – wenn immer richtig geschrieben oder über "Kontakt kopieren" gefüllt – maximal gleichen Inhalt.

- Das Feld Firma bleibt unangetastet (vorteilhaft bei Importen etc.)

Ich habe noch nie einen Import unbearbeitet in meine ACT!Datenbank gemacht! Z.B. in EXCEL ist schnell ein Spaltentitel geändert und eine neue Spalte hinzugefügt....

[Benno Ewermann]

Hallo zusammen,

würde trotzdem so nie vorgehen

das vorher eine Dublettenbereinigung stattfinden muß sagte ich bereits.

Ob das Feld nun Kundennummer, Kontaktnummer oder schnelle Nummer heißt ist ja nun wirklich egal.

[Ingrid Weigoldt]

Wirklich ein Glück, daß ACT! anwenderfreundlich ist.